Hoe kunnen we helpen?
Hoe koppel ik rijksregisternummers aan leerlingen via Excel in Bingel Zorg of Evaluatie?
Met de functie =VERT.ZOEKEN kun je in Excel de rijksregisternummers koppelen (= hulp bij werkwijze 1 “in bulk”).
- Het Excel -bestand dat je gedownload hebt uit Bingel (werkwijze) met de nieuwe leerlingen (= zonder rijksregisternummer).
- Het Excel -bestand dat je geëxporteerd hebt uit je pakket leerlingenadministratie met de kolommen: Klas, Klasnummer, Voornaam, Naam, Geslacht, Geboortedatum, Rijksregisternummer.
Werkwijze:
1 Open het bestand uit Bingel (zonder RR) en voeg een nieuw werkblad toe onderin het venster.
Noem dit nieuwe blad bv. RR.
2 Kopieer de gegevens uit het bestand met de rijksregisternummers en plak deze in het nieuwe blad RR.
3 Sluit het export bestand met de rijksregisternummers uit je pakket.
We werken vanaf nu verder met het bestand uit Bingel met de 2 bladen. Zorg er voor dat de kolom “Voornaam” voor de kolom “Naam” staat in beide werkbladen.
Zorg er voor dat de kolom “Voornaam” voor de kolom “Naam” staat in beide werkbladen.
4 Voeg in beide werkbladen een kolom toe met de titel "Zoek" (= kolom A).
5 Typ in de cel onder de titel "Zoek" de volgende formule "=E2&F2" waarbij E2 verwijst naar de cel met de voornaam en F2 naar de cel met de naam.
Indien bij jou voornaam en naam in andere cellen staan, dien je die te kiezen.
6 Klik op ENTER en kopieer de formule door voor de hele lijst.
7 Herhaal deze stappen in het andere werkblad.
8 Open het tabblad "Gegevens" en activeer de filter. Doe dit voor beide werkbladen.
9 Sorteer in beide werkbladen de kolom "Zoek" alfabetisch (van A naar Z) via de filterknop.
10 Klik in het werkblad zonder RR in de eerste lege cel in de kolom onder de titel "Geboortedatum".
11 Klik op Fx en zoek de functie VERT.ZOEKEN.
In een Engelstalig programma zoek je de functie “VLOOKUP”.
12 Klik op de knop "OK".
Het functievenster bestaat uit 4 velden:
13 Klik in het veldje "Zoekwaarde".
14 Klik cel A2 aan (waar voornaam en naam aan elkaar staan geplakt).
15 Klik in het veldje "Tabelmatrix". Activeer het werkblad met de RR en selecteer de volledige lijst met alle ingevulde cellen. (Truckje: CTRL+*)
16 Selecteer alle inhoud van het veld "Tabelmatrix" en klik één keer op de toets F4 zodat de cellen absoluut worden gemaakt (= $ tekens in de formule).
17 Klik in het veldje "Kolomindex_getal". Typ het getal 7 indien de geboortedata als zevende kolom in de lijst staat in het tabblad met de RR.
Indien de geboortedata in een andere kolom staan (van het blad RR), dien je te tellen van links en het juiste getal in te geven. Dus geen letter van een kolom, het moet een getal zijn. Check dit nauwkeurig!
18 Klik tenslotte in het veld "Benaderen". Typ het getal 0.
19 Klik op OK.
Resultaat:
20 Indien er een getal staat i.p.v. een datum, wijzig je dit via de celeigenschappen van de cel.
(Sla deze stappen over als er wel een datum staat)
21 Klik met de rechtermuisknop op de cel en kies "Celeigenschappen".
22 Selecteer "Datum" en klik op "OK".
23 Kopieer de functie door naar de rest van de lijst.
Lege cel? Dan is de leerling niet gevonden of is er een verschil in schrijfwijze tussen Bingel en je pakket leerlingadministratie. Pas dit dan eerst aan zodat de namen overeenkomen in beide tabbladen. Je hoeft de formule niet aan te passen, enkel de namen goed zetten. Indien de leerling niet in Bingel hoeft, dan mag je die lijn ook verwijderen.
24 Voor de kolom Rijksregisternummer herhaal je de stappen 10 tot en met 19 + 23.
Zorg ervoor dat je vertrekt vanuit de eerste lege cel in kolom “Rijksregisternummer”.
Vervang in stap 17 in het functievenster het getal 7 door 8. Indien de RR in een andere kolom staan, dien je te tellen van links en het juiste getal in te geven.
Indien je na het toevoegen van de functie geen resultaat ziet maar de functie zelf, verwijder dan de kolom volledig (rechtermuisknop op de kolomletter > verwijderen), typ de titel “Rijksregisternummer” terug en herbegin de stappen.
Klaar met beide kolommen? Dan gaan we terug verder.
25 Selecteer in het tabblad met de resultaten nu beide kolommen met de geboortedata en RR en klik op CTRL+C.
26 Klik in de eerste cel van de eerstvolgende lege kolom.
27 Kies in het tabblad "Start" bij "Plakken" voor de optie "Waarden".
28 Verwijder nu de kolom "ZOEK" volledig zodat kolom A terug gelijk is aan "Unieke identificatie" (rechtermuisknop op de kolomletter > verwijderen).
29 Verwijder de 2 kolommen (geboortedata en RR) volledig waarin de functies staan. (rechtermuisknop op de kolomletter > verwijderen) zodat de 2 kolommen met de pure gegevens overblijven.
30 Verwijder het werkblad RR met de gegevens uit het pakket leerlingenadministratie via rechtermuisknop op de naam van het blad > verwijderen.
31 Sla het bestand op. Er mogen nergens formules/functies staan.
Het ziet er nu zo uit:
32 Laad het bestand op volgens de beschreven werkwijze (in bulk).
Indien het opladen een fout geeft, kun je deze tip toepassen: selecteer alle gegevens van het werkblad “Bingel”, open een nieuw leeg Excel-bestand en plak daarin alles met de optie “waarden”. Sla op en laad opnieuw op.
Namen, geboortedata, geslacht en RR uit deze voorbeelden zijn fictief en zijn bewust foutief gemaakt zodat ze niet gebruikt kunnen worden.
Loop je vast? Zie je door het bos de bomen niet meer? Geen paniek, bel ons even op.
Stuur een e-mail
Verstuur je vraag via ons contactformulier. De snelste weg naar een vlot antwoord.
Bel ons
Bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur (op vrijdag tot 16.00 uur).
Ga in gesprek met collega's
Stel je vragen aan andere leerkrachten en deel ideeën en zelfgemaakte materialen bij onze leermiddelen.
Ontdek onze trainingen
Verken didactische tips, e-learnings en boeiende webinars voor jouw leermiddel.