Politique de confidentialité

Traitement des Données à caractère personnel dans les Outils Pédagogiques Numériques

1. Introduction

Cette Politique de confidentialité informe les enseignants, élèves, parents ou tuteurs d’élèves et autres particuliers qui utilisent les produits ou services des Editions VAN IN sur le traitement de leurs données personnelles par VAN IN (« nous », « notre/nos »). Les Editions VAN IN font partie de Sanoma Learning. Sanoma Learning est composé d’entreprises et de leurs filiales qui appartiennent au Groupe Sanoma (actuellement : Sanoma Learning B.V., Editions VAN IN SA, L.C.G. Malmberg B.V., Nowa Era Sp. z.o.o., Sanoma Pro Ltd. et Sanoma Utbildning AB).

VAN IN fournit un éventail de produits offline et online ainsi que de services, dans lesquels des données à caractère personnel sont traitées. Nous respectons la vie privée de nos utilisateurs et souhaitons leur donner des informations claires sur la manière dont nous utilisons et protégeons leurs données personnelles.

Nous pensons que l’enseignant est un inspirateur et un guide vers un avenir prometteur. Notre vaste assortiment de livres et d’outils numériques pour une utilisation scolaire ou parascolaire soutient les élèves dans leur apprentissage, les enseignants dans l’obtention de meilleurs résultats pour leurs élèves, et les écoles dans l’organisation de leur pratique pédagogique. L’utilisation de données personnelles dans les outils pédagogiques numériques permet d’offrir des expériences d’apprentissage personnalisées et permet aux élèves de suivre leur propre parcours d’apprentissage sur divers appareils personnels ou non. En se connectant à des outils pédagogiques numériques, les enseignants peuvent suivre les activités d’apprentissage de leurs élèves, suivre leurs progrès et donc proposer des exercices et des contenus pédagogiques qui rencontrent les besoins individuels de l’élève. Les écoles sont à même de satisfaire à leurs obligations légales, comme le suivi et le contrôle de l’enseignement obligatoire, le suivi de la participation en section maternelle, le calcul du cadre et des subsides de fonctionnement, …

Les enfants et les jeunes sont un groupe particulièrement vulnérable, également au niveau de leurs données personnelles. C’est pour cette raison que nous apportons un soin particulier à protéger ces données personnelles.

Cette Politique de confidentialité est d’application pour l’ensemble des produits et services que les Editions VAN IN SA, qui font partie de Sanoma Learning, proposent à leurs clients. Les Editions VAN IN SA s’engagent à protéger la vie privée de leurs clients et utilisateurs de leurs produits et services, dans le cadre du Règlement général sur la protection des données (réglementation (EU) 2016/679), des mesures d’application nationales et autre législation applicable.

2. Quels sont les outils pédagogiques numériques fournis par VAN IN ?

VAN IN fournit les catégories suivantes d’outils pédagogiques numériques pour lesquels les données à caractère personnel doivent être traitées :

plateformes d’apprentissage en ligne (e-learning) ;
systèmes d’administration pour élèves, enseignants et écoles ;
applications en soutien aux compétences professionnelles des enseignants et écoles;
applications pour exercices interactifs, applications de jeux ;
autres outils pédagogiques numériques utilisés par les élèves à l’école et à la maison, fournis par l’école ou achetés directement chez VAN IN par l’élève ou ses parents.

Vous trouverez une vue d’ensemble des produits et services proposés par les Editions Van In SA sur notre site web www.vanin.be. Afin de donner aux utilisateurs une information détaillée pour ce qui est du traitement de leurs données personnelles, les Editions VAN IN ont prévu, pour certains de ces produits, une Notice Vie privée spécifique [add link].

S’il devait y avoir des contradictions entre l’information reprise dans ces notices spécifiques et cette politique générale de confidentialité, les dispositions présentes dans les notices spécifiques primeront.

3. Qui est responsable du traitement de données ?

3.1 Solutions digitales utilisées ou fournies par les écoles :

Les écoles sont responsables du traitement des données personnelles dans les outils pédagogiques numériques que VAN IN fournit aux écoles. Lors du traitement, par VAN IN, des données personnelles des élèves et enseignants qui utilisent nos produits à l’école, ces données sont traitées, au nom des écoles, à des fins pédagogiques, pour garantir le bon fonctionnement des outils pédagogiques numériques et pour le développement de méthodes d’apprentissage. VAN IN peut également traiter des données à l’aide de techniques d’anonymisation pour l’analyse statistique dans le but d’améliorer les fonctionnalités et l’expérience utilisateur des solutions.

Il est de la responsabilité des écoles d’informer les utilisateurs sur les données personnelles qu’elles traitent et qu’elles nous transmettent.

Pour aider les écoles à respecter, autant que possible, leurs obligations en tant que responsables du traitement des données personnelles, VAN IN utilise un modèle de Contrat de sous-traitance développé en concertation avec les acteurs de l’enseignement.

3.2 Solutions digitales achetées directement chez VAN IN :

VAN IN propose également des outils pédagogiques numériques qui peuvent être achetés directement chez VAN IN par les élèves ou leurs parents/tuteurs. Ces produits sont repris sous la dénomination « produits parascolaires ». Dans ce cas, VAN IN est responsable du traitement des données personnelles.

VAN IN informe les utilisateurs de l’utilisation qui est faite de leurs données personnelles dans les produits parascolaires via cette Politique de confidentialité. Les utilisateurs des produits des Editions VAN IN trouvent, aux points 8 et 10 ci-dessous, plus d’informations sur la manière de prendre contact avec les Editions VAN IN pour les questions concernant la vie privée.

4. Quels types de données sont traitées et dans quel but ?

VAN IN traite les données personnelles exclusivement dans des buts spécifiques, particulièrement les données utiles pour permettre l’utilisation du matériel et des produits pédagogiques et pour permettre le développement des produits. Conformément à nos obligations légales, nous indiquons, ci-dessous, sur quelle base juridique VAN IN se repose pour le traitement des données personnelles lorsque VAN IN en est responsable et non l’école. VAN IN peut, dans tous les cas, traiter les données personnelles de l’utilisateur pour répondre à chaque demande raisonnable et légitime des services de police ou de renseignements compétents ou de leurs représentants, autorités judiciaires et autorités publiques, en ce compris les autorités compétentes pour la protection des données.

Les types de données traitées sont les suivants.

4.1 Données fournies par l’école

Lorsqu’une école utilise les outils pédagogiques numériques de VAN IN, elle transmet à VAN IN les données à caractère personnel fournies par les élèves, leur tuteur, les enseignants ou le service administratif de l’école. Le nom, l’âge et la classe de l’élève sont des exemples de telles informations. Pour utiliser des plateformes d’e-learning, un compte d’utilisateur doit éventuellement être créé (nom d’utilisateur et mot de passe). Cela permet aux utilisateurs de se connecter à leurs plateformes d’apprentissage et d’exercices. Nous pouvons éventuellement aussi traiter les données que les élèves ont fournies lors d’une session d’apprentissage, de tests ou d’exercices.

Nous traitons les données personnelles de cette catégorie uniquement pour les finalités que l’école a déterminées en tant que responsable, notamment pour permettre l’utilisation de nos plateformes et du matériel pédagogique.

4.2 Données fournies par les utilisateurs individuels (élèves, enseignants, parents ou tuteurs) eux-mêmes

Pour les produits achetés directement chez nous (« produits parascolaires »), nous demandons normalement les informations nécessaires pour la livraison du produit acheté, telles que le nom, les données de facturation, les données du compte d’utilisateur (nom d’utilisateur et mot de passe) et les données de contact, ainsi que les données complétées lors de tests ou d’exercices.

Les données sont utilisées dans les buts suivants :

pour identifier et authentifier l’utilisateur des produits et déterminer les droits d’utilisateur associés ;
pour pouvoir se connecter via une connexion unique aux outils d’apprentissage digitaux (peut parfois être proposé par différents éditeurs, comme par ex. Digiportail) ;
pour fournir et enregistrer le contenu d’apprentissage et les réponses aux exercices qui y sont liés;
pour un accès personnalisé aux services offerts ;
pour offrir un soutien aux utilisateurs des plateformes d’e-learning (ex. mot de passe oublié, accès aux fonctions utiles) ;
pour satisfaire aux dispositions légales en matière de réglementation.

Base pour le traitement : les données personnelles peuvent être traitées lorsqu’elles sont nécessaires à l’exécution du contrat que nous avons avec les utilisateurs de nos produits parascolaires. Ne pas traiter ces données empêche, en effet, de mettre le produit parascolaire à leur disposition.

Les données des clients qui achètent nos produits parascolaires sont également utilisées :

pour l’envoi des newsletters pour lesquelles ils se sont inscrits et d’enquêtes à des fins de recherche ;
pour connaitre leurs intérêts et leurs compétences ;
pour offrir des produits complémentaires.

Base pour le traitement : nous demandons expressément l’accord des clients qui achètent nos produits parascolaires pour pouvoir traiter leurs données personnelles à ces fins. Lorsque c’est possible, nous limitons le traitement des données personnelles de manière à pouvoir traiter ces données personnelles eu égard à nos intérêts légitimes et commerciaux.

4.3 Données collectées lors de l’utilisation des produits digitaux

Nous pouvons aussi collecter des données sur la façon dont les utilisateurs de nos produits et services digitaux utilisent ces produits, services et contenus, y compris des données telles que des résultats d’exercices et de tests, des données de vérification, des données relatives aux connexions Internet et des informations sur la façon dont le contenu est consulté ou utilisé. De cette manière, un enseignant peut voir ce que chaque élève fait avec l’outil d’apprentissage que l’école offre, et il peut prendre connaissance des résultats des exercices ou tests réalisés par les élèves. VAN IN peut fournir ces informations à l’enseignant via des rapports et des tableaux de bord. Lorsque VAN IN fournit également un système d’administration à l’école ou lorsqu’il existe une collaboration avec le fournisseur du système à l’école, les données peuvent être fusionnées entre le système d’administration et la plateforme d’e-learning.

Nous pouvons utiliser des cookies et autres technologies en ligne similaires, telles que l’enregistrement local de données sur le navigateur, pour collecter les données d’un terminal d’utilisateur. Les cookies sont de petits fichiers textes que le navigateur conserve sur l’appareil de l’utilisateur. Les cookies contiennent souvent un code d’identification anonyme que nous pouvons utiliser pour mesurer combien de navigateurs différents nos sites web visitent et comment nos services en ligne sont utilisés.

Les données collectées sont utilisées dans les buts suivants :

pour fournir un feedback et des rapports sur les résultats d’apprentissage de chaque élève;
pour permettre un matériel pédagogique adapté et un parcours d’apprentissage personnalisé ;
pour des rapports et informations sur les résultats des élèves ;
pour analyser des données sur l’utilisation des outils pédagogiques numériques par les élèves (à l’aide de techniques d’anonymisation) et établir des rapports sur le niveau moyen de l’école, et ainsi améliorer la qualité de l’enseignement ;
pour garantir les obligations légales en matière d’administration pour les écoles ;
pour soutenir et renforcer le fonctionnement interne de l’école.

Base pour le traitement : les données personnelles peuvent être traitées parce qu’elles sont nécessaires à l’exécution du contrat que nous avons avec les utilisateurs de nos produits parascolaires. Sans ces données, des fonctionnalités essentielles de notre prestation de services ne fonctionneraient pas.

4.4 Données dérivées et calculées

Nous utilisons des analyses telles que les modèles mathématiques ou algorithmes sur base des données que nous collectons sur l’utilisation des outils pédagogiques numériques.

L’output de ces algorithmes sont des valeurs calculées affectées aux profils d’apprentissage des utilisateurs, par ex. pour faire des recommandations à propos du contenu d’apprentissage qui convient le mieux à l’élève.

Les données collectées sont utilisées dans les buts suivants:

pour personnaliser un contenu et des recommandations;
pour améliorer les méthodes pédagogiques et les solutions digitales.

Base pour le traitement : les données personnelles peuvent être traitées parce qu’elles sont nécessaires à l’exécution du contrat que nous avons avec les utilisateurs de nos produits parascolaires. Nous pouvons également traiter ces données personnelles pour défendre nos intérêts légitimes. L’intérêt légitime que nous poursuivons ici est l’amélioration constante de notre offre de produits et de services.

5. VAN IN utilise-t-il des données à des fins commerciales ?

VAN IN n’utilise pas les données des élèves utilisateurs des outils pédagogiques numériques via l’école à des fins commerciales ou publicitaires.

Concernant les produits que VAN IN fournit directement aux parents et aux élèves (« produits parascolaires »), aucune communication commerciale (y compris des newsletters) n’est envoyée à des élèves qui ont moins de 18 ans.

Pour nos clients de produits parascolaires qui ont plus de 18 ans et qui souscrivent à nos produits ou qui ont donné leur autorisation pour du marketing électronique direct, nous envoyons éventuellement des informations, comme des invitations à des évènements, des enquêtes de marché, des newsletters ou des informations sur nos produits. Dans ce cas, ils ont le droit de s’opposer gratuitement au traitement de leurs données personnelles à des fins de marketing direct.

6. Qui peut traiter mes données personnelles ?

VAN IN peut transférer des données personnelles à l’intérieur du groupe Sanoma lorsque cela est nécessaire à des fins mentionnées dans cette Politique de confidentialité.

VAN IN peut engager des tiers pour traiter les données personnelles pour le compte de VAN IN. Dans ce cas, nous garantissons que le sous-traitant traite les données personnelles exclusivement aux fins spécifiées et qu’il prévoit les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour sécuriser les données. VAN IN et le sous-traitant signent un contrat écrit pour le traitement de données afin d’assurer un niveau de sécurité adéquat. Les fournisseurs tiers qui traitent des données pour notre compte doivent traiter les données personnelles conformément à cette Politique de confidentialité.

L’école peut nous demander de donner des informations, telles que des résultats, à un fournisseur d’un système d’administration ou à une autre partie avec laquelle l’école a conclu un contrat pour le traitement de données des élèves.

Nous conservons normalement les données à caractère personnel au sein de l’UE ou de l’EEE. Si, malgré tout, des données sont transférées en dehors de l’UE ou de l’EEE, nous faisons en sorte que le pays dans lequel les données sont transférées soit reconnu par la Commission Européenne comme un pays dont le niveau de protection de la vie privée est satisfaisant, ou nous concluons un accord standard comportant des dispositions approuvées par la Commission Européenne.

7. Comment VAN IN protège les données personnelles ?

VAN IN prend les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé, le transfert, la suppression ou tout autre traitement qui pourrait compromettre la sécurité des informations. Ceci inclut des méthodes telles que l’utilisation de firewalls, de technologies de cryptage et d’espaces de serveurs sécurisés, de bons systèmes de contrôle d’accès, un dispositif de contrôle des droits d’utilisateurs et une supervision de leur emploi, un dispositif d’instructions pour les processeurs de données et une sélection minutieuse des sous-traitants qualifiés qui satisfont aux normes industrielles pour la gestion de la sécurité de l’information. Les données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps qu’il ne le faut pour la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées et traitées par la suite. Les données personnelles sont également supprimées lorsqu’elles ont été traitées avec l’accord de l’utilisateur concerné et que cet utilisateur retire son accord.

Pour pouvoir vendre nos services et produits judicieusement, nous sommes obligés de dresser le profil de nos utilisateurs. Ces profils sont seulement établis dans la mesure nécessaire pour pouvoir fournir nos produits et services à nos utilisateurs. Aucune décision qui puisse avoir des conséquences juridiques pour l’utilisateur n’est prise de manière purement automatique sur base de ces profils.

8. Quels sont les droits que les utilisateurs peuvent exercer en ce qui concerne leurs données à caractère personnel ?

Les utilisateurs ont de droit de :

consulter leur données personnelles traitées ;
rectifier leurs données personnelles traitées ;
supprimer leurs données personnelles traitées ;
demander à ce que leurs données personnelles ne soient que partiellement traitées ;
pouvoir transférer leurs données personnelles ;
déposer une réclamation contre le traitement de leurs données personnelles.

Les utilisateurs peuvent également retirer un accord préalablement donné au traitement de leurs données personnelles, mais cela n’affecte pas la légitimité du traitement jusqu’au moment du retrait d’accord.

Les utilisateurs peuvent introduire une demande écrite pour exercer leurs droits auprès de l’école ou auprès de VAN IN, dans le cas où l’utilisateur a acheté les produits directement chez VAN IN.

8.1 Produits scolaires

L’école peut donner plus d’informations sur la collecte des données dans le cadre de l’utilisation d’outils pédagogiques numériques des Editions VAN IN. Pour fournir des informations détaillées aux écoles en ce qui concerne le traitement des données personnelles dans les outils pédagogiques numériques, les Editions VAN IN ont prévu une Politique de confidentialité [add link] spécifique pour certains outils pédagogiques numériques.

8.2 Produits parascolaires

Ci-dessous, nous indiquons aux utilisateurs de nos produits parascolaires quelles conditions ils doivent respecter lorsqu’ils veulent exercer certains de leurs droits. Chaque demande pour exercer un droit peut être adressée par courrier ou par e-mail aux Editions VAN IN. Vous trouverez les coordonnées au point 10. Dans tous les cas, nous tenons à souligner que les utilisateurs doivent nous fournir une copie de leur carte d’identité chaque fois qu’ils introduisent une demande pour faire usage d’un droit. Si un utilisateur n’est pas d’accord avec la manière dont VAN IN traite ses données personnelles ou respecte ses droits, il peut toujours introduire une plainte auprès de la Commission pour la protection de la vie privée (Autorité belge de protection des données – http://www.privacycommission.be)

Droit d’accès

L’utilisateur a le droit d’accéder à ses données personnelles, mais VAN IN se réserve le droit de demander des frais administratifs lorsqu’un utilisateur introduit plusieurs demandes d’accès consécutives, dont le but est clairement de causer des nuisances ou des préjudices à VAN IN.

Droit de rectification

Lorsqu’un utilisateur demande à rectifier ses données, il doit toujours démontrer le caractère fautif ou incomplet des données traitées pour lesquelles il demande une rectification.

Droit de suppression

L’utilisateur peut demander que ses données personnelles soit supprimées si :

les données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins citées plus haut ;
l’utilisateur retire son accord donné précédemment pour le traitement de ses données personnelles et que cet accord est le seul qui autorise VAN IN à traiter ses données personnelles ;
l’utilisateur a exercé un droit d’opposition valable au traitement de ses données ;
ses données personnelles ont été illégalement traitées ;
la loi nous impose de les supprimer ;
les données personnelles sont traitées avec l’accord de l’utilisateur alors que celui-ci n’avait pas atteint l’âge de 18 ans au moment où il a donné son accord pour le traitement de ses données.

Droit de limitation

L’utilisateur peut demander que le traitement de ses données personnelles soit limité lorsque :

VAN IN est en train de contrôler que les données personnelles traitées sont effectivement fautives ou incomplètes à l’occasion d’une demande de rectification ;
le traitement est illégal et que l’utilisateur préfère que ses données ne soient pas supprimées ;
VAN IN n’a plus besoin des données personnelles, mais que l’utilisateur en a besoin dans le cadre d’une action en justice ;
VAN IN est en train de contrôler que l’utilisateur a introduit, à juste titre, un droit d’opposition au traitement de ses données.

Droit de portabilité

L’utilisateur a le droit de récupérer les données personnelles qu’il a fournies. VAN IN renverra, à l’utilisateur, les données transmises par ce dernier dans un format lisible par machine.

Droit de réclamation

L’utilisateur a le droit d’introduire une réclamation contre le fait que ses données ont été traitées, s’il est en mesure de prouver qu’il existe des raisons sérieuses et justifiées en rapport avec sa situation spécifique qui justifient une telle plainte.
L’utilisateur peut également faire valoir son droit de réclamation contre le traitement de ses données personnelles pour le marketing direct. Dans ce cas, l’utilisateur peut s’opposer gratuitement et sans se justifier au traitement de ses données personnelles pour le marketing direct.

9. Cette Déclaration sur la politique de confidentialité est-elle susceptible d’être modifiée ?

Cette Politique de confidentialité peut être étendue ou modifiée dans le futur. Toutes les modifications seront publiées sur cette page web.

Cette Politique de confidentialité a été publiée le 23/05/2018.

10. Comment puis-je contacter les Editions VAN IN SA ?

VAN IN a désigné un Délégué à la protection des données au niveau de Sanoma Learning. Au niveau de VAN IN, plusieurs Champions de la protection des données ont été désignés et formés. Vous pouvez les contacter via :

Editions Van In SA – Protection de la vie privée
Rue Émile Francqui, 3
B-1435 Mont-Saint-Guibert
+32 10 20 60 00
privacy@vanin.be

Uitgeverij VAN IN nv – Privacy
Nijverheidsstraat 92 bus 5
B-2160 Wommelgem
+32 3 480 55 11
privacy@vanin.be