Hoe kunnen we helpen?
Hoe activeer ik leerlingen via het rijksregisternummer in Bingel Zorg en Evaluatie?
Leerlingen aangemaakt in Bingel hebben in Bingel Zorg en Evaluatie de status “nieuw”. Om leerlingen correct over de schooljaren heen te kunnen identificeren, moeten ze daarom geactiveerd worden in het beheer van Bingel Zorg/Evaluatie.
Leerlingen worden geactiveerd door rijksregisternummer (of BIS -nummer), geslacht en geboortedatum toe te kennen.
Melding
Gebruik je WISA als administratief pakket? Dan kun je een automatische synchronisatie instellen zodat je onderstaande stappen niet meer hoeft te doorlopen.
In samenspraak met de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) hebben we gezocht naar een manier om data op een veilige manier te versleutelen. Het rijksregisternummer is de enige unieke parameter om een kind te identificeren op een veilige manier. Ook een BIS-nummer wordt aanvaard als geldige identificatie. Dit nummer wordt gepseudonimiseerd versleuteld. Wij slaan dus in geen enkele database de rijksregisternummers op en ze kunnen bijgevolg in Bingel ook niet opgevraagd worden.
Melding
Het rijksregisternummer of BIS-nummer van een leerling kun je opvragen bij de ouders, het Vlaams Ministerie van Onderwijs (DISCIMUS) of via je administratief pakket.
Waarschuwing
Zo lang niet alle leerlingen geactiveerd zijn, verschijnt volgende boodschap in Bingel Zorg/Evaluatie.
Werkwijze 1: in bulk
1 Klik in het startscherm op de tegel "Zorg" of "Evaluatie".
2 Ga terug naar het startscherm en klik op de tegel "Beheer".
3 Klik in de linkerzijbalk op het onderdeel "Zorg" of "Evaluatie".
4 Klik in het onderdeel "Leerlingenbeheer" op "Rijksregisternummers uploaden".
| Status | Beschrijving |
|---|---|
| Nieuw | Deze leerlingen werden aangemaakt in Bingel, maar hun rijksregisternummer werd nog niet toegekend. |
| Geblokkeerd | Om gegevensverlies te vermijden worden deze leerlingen verborgen tot hun rijksregisternummer wordt ingegeven. |
| Rijksregisternummer niet gekend | Deze leerlingen hebben geen Belgisch rijksregisternummer of BIS-nummer. Probeer deze zoveel mogelijk te vermijden en actief het rijksregisternummer of BIS-nummer op te vragen. |
| Actief | Deze leerlingen zijn actief. Geen verdere actie vereist. |
| Onverwachte naamswijziging | De naam van de leerling werd gewijzigd of overschreven. Indien de naamswijziging correct is, neem je contact op zodat de leerling gedeblokkeerd kan worden. Indien de naamswijziging niet correct is, dien je de naam te herstellen zoals die daarvoor in Bingel stond. |
5 Klik op de knop "Lijst downloaden".
6 Er wordt een Excel-bestand gedownload. Open dit bestand en vul de rijksregisternummers en geboortedata aan.
Melding
Volg deze werkwijze om de geboortedata en rijksregisternummers met de functie =VERT.ZOEKEN in Excel te koppelen.
Belangrijk
Het rijksregisternummer/BIS-nr wordt vanwege de privacywetgeving nooit geëxporteerd en zal dus steeds blanco zijn.
Melding
Werk je met Bingel in meerdere scholen? Controleer eerst of je in de correcte school aan het werken bent.
7 Bewaar het Excel-bestand en klik op stap 2 "Gegevens opladen".
8 Klik in het veld "Bestand" en selecteer je Excel-bestand.
9 Klik op de knop "Opslaan".
10 Check in stap 3 of de juiste gegevens bij de juiste bestemming horen (indien nodig).
11 Klik op de knop "Opslaan".
Resultaat: de status van de leerlingen met een geldig rijksregisternummer/BIS-nr. zal wijzigen naar “actief”.
Melding
Het opladen van de gegevens kan in meerdere keren verlopen. Je kunt het bestand onbeperkt opnieuw opladen. Telkens je het bestand oplaadt, worden enkel nieuwe en aangepaste gegevens bewaard. Er worden nooit gegevens verwijderd, ook niet als je de lijst blanco oplaadt.
Belangrijk
Enkel het rijksregisternummer/BIS-nr., geboortedatum en geslacht worden op deze werkwijze bijgewerkt. Andere aanpassingen (zoals naam leerling of klasgroep) gebeuren via het beheer in Bingel.
Melding
Klasnummers uit Bingel en je pakket leerlingenadministratie komen niet overeen? Geen probleem, je mag dat voor deze actie negeren. Bij het opladen wordt er enkel gekeken naar de "Unieke identificatie".
Werkwijze 2: via de fiche van de leerling (enkel Bingel Zorg)
Nieuwe instappers in de loop van het schooljaar? Dan kun je het RR/BIS-nr. ook ingeven per leerling via de fiche van de leerling in Bingel Zorg. Dit kan ook uitgevoerd worden door een collega die bewerkrechten heeft op de fiche.
1 Klik in het startscherm op de tegel "Zorg".
2 Zoek de leerling op en klik op de naam van de leerling.
3 Klik op de tab "Fiche".
4 Klik op de blauwe knop "Bewerken".
Voor deze stap heb je bewerkrechten nodig op de fiche.
5 Vul geslacht, RR of BIS-nr. en geboortedatum aan.
6 Klik op de knop "Opslaan".
Werkwijze 3: via RR niet gekend beheren
Nieuwe instappers kun je filteren om snel het RR, geboortedatum en geslacht aan te vullen.
1 Klik in het beheer in het onderdeel "Leerlingenbeheer" op "Rijksregisternummers uploaden".
2 Klik onderin het venster op de link "Leerlingen met rijksregisternummer niet gekend beheren".
3 Verwijder de geselecteerde klas (= leeg dus):
4 Klik op de kolomtitel "Status".
5 Kies "Nieuw".
Enkel de nieuwe leerlingen worden nu getoond.
6 Klik op de knop "Bewerken" naast de leerling.
7 Vul geslacht, RR of BIS-nr. en geboortedatum aan.
8 Klik op opslaan en herhaal de stappen voor de volgende leerling (indien nodig).
Wat met leerlingen zonder rijksregisternummer?
Elk kind heeft recht op onderwijs. Daarom kunnen scholen ook leerlingen inschrijven zonder rijksregisternummer (bv. met documenten uit het land van herkomst of zonder officiële documenten). Vraag aan de ouders of er een BIS-nummer is toegewezen, ook dit BIS-nummer kun je perfect gebruiken om de leerling te activeren.
Werkwijze:
1 Klik in het onderdeel "Leerlingenbeheer" op "Rijksregisternummers uploaden".
2 Klik onderin het venster op de link "Leerlingen met rijksregisternummer niet gekend beheren".
3 Selecteer bovenaan rechts het juiste schooljaar en eventueel de klas (indien nodig):
4 Klik op de knop "Bewerken" naast de leerling.
5 Kies de optie "Deze leerling heeft geen rijksregisternummer" en klik op de knop "Opslaan".
Deze actie kan in de loop van het schooljaar steeds ongedaan gemaakt worden. Je kan dus een RR of BIS-nr. ingeven op eender welk moment van het schooljaar. Daarom is het belangrijk om bij de ouders aan te dringen om een RR of BIS-nr. door te geven.
6 Klik in het volgende venster op "Ja".
De status van de leerling zal wijzigen naar “Rijksregisternummer niet gekend”.
Leerling deblokkeren met een onverwachte naamswijziging
In Bingel zorg is het uiteraard zeer belangrijk dat de zorgdata van elke leerling correct wordt bewaard. Daarom staan we niet toe dat in Bingel beheer > klassen en leerlingen de naam van een leerling wordt aangepast of overschreven.
Indien er een grote wijziging is gedetecteerd bv. de naam van de leerling wordt overschreven door de naam van een andere leerling, dan neem je contact op met de Bingel helpdesk om dit na te kijken.
Stuur een e-mail
Verstuur je vraag via ons contactformulier. De snelste weg naar een vlot antwoord.
Bel ons
Bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur (op vrijdag tot 16.00 uur).
Ga in gesprek met collega's
Stel je vragen aan andere leerkrachten en deel ideeën en zelfgemaakte materialen bij onze leermiddelen.
Ontdek onze trainingen
Verken didactische tips, e-learnings en boeiende webinars voor jouw leermiddel.